Partner Management im Wandel: Neue Herausforderungen im Bereich Multilingual Content

Das Partner Management hat sich verändert – und verändert sich weiter

Wer im Partner Management (oft auch „Vendor Management“) eines Unternehmens für Content-Internationalisierung arbeitet, weiß: Die Aufgaben sind vielfältig und die Anforderungen ändern sich fortlaufend.

Noch vor einigen Jahren bestand ein großer Teil der Arbeit darin, einen möglichst umfangreichen Freelancer-Pool aufzubauen, Preise zu verhandeln, Verträge zu schließen, Stammdaten zu pflegen, Fragen zur Zusammenarbeit zu klären und Verfügbarkeiten abzufragen. Diese Aufgaben sind keineswegs verschwunden. Sie bilden weiterhin das Fundament eines funktionierenden Partner Managements.

Doch die Rahmenbedingungen haben sich verändert. Heute müssen wir nicht nur beurteilen, ob ein Linguist fachlich geeignet ist, sondern zunehmend auch, mit wem wir es tatsächlich zu tun haben, unter welchen Bedingungen die Zusammenarbeit erfolgen kann und welche Risiken damit verbunden sind. Technologische Entwicklungen eröffnen neue Möglichkeiten für Identitätsfälschung. Zugleich steigen die Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance. KI verändert die Arbeitsweisen und ESG-Aspekte gewinnen in der Lieferkette an Bedeutung.

Die klassischen Anforderungen bleiben dennoch bestehen: Qualität, Zuverlässigkeit, Liefertreue, Verfügbarkeit, gute Kommunikation und Wirtschaftlichkeit. Es geht deshalb heute weniger um die Größe des Freelancer-Pools als um ein qualifiziertes, verlässliches und belastbares Netzwerk.

Die neue Realität: Mehr Prüfung, mehr Risiken, mehr Verantwortung

Eine Initiativbewerbung war lange vor allem eine potenzielle Bereicherung für den Freelancer-Pool. Heute wirft sie mitunter weitere Fragen auf: Ist die Person tatsächlich diejenige, für die sie sich ausgibt? Sind Qualifikationen und Referenzen echt? Passen Kontaktdaten, Werdegang und Kommunikation zusammen?
Diese Fragen entstehen nicht aus grundsätzlichem Misstrauen gegenüber neuen Freelancern. Sie sind eine Reaktion auf ein Umfeld, in dem digitale Identitäten leicht erstellt, Informationen kopiert und professionelle Profile nachgebildet werden können. Zudem lassen sich sprachliche Leistungen mithilfe von KI inzwischen so erzeugen, dass eine oberflächliche Prüfung nicht unbedingt auffällige Ergebnisse liefert.

Wie relevant das ist, zeigen Beispiele aus meinem Arbeitsalltag. Vor einiger Zeit erhielt ich eine Bewerbung mit dem Profil einer Linguistin, die ich aus meiner eigenen Zeit als Freelancerin kannte. Wir hatten für denselben Kunden gearbeitet. Doch Name und Sprachkombination passten nicht zu der Person, die ich kannte. Deren ungewöhnlicher beruflicher Werdegang war mir im Gedächtnis geblieben. In der Bewerbung fanden sich genau diese biografischen Angaben – nur übersetzte die vermeintliche Bewerberin plötzlich aus einer anderen Ausgangssprache in eine andere Zielsprache, hatte offenbar eine andere Staatsbürgerschaft und einen anderen Vor- und Nachnamen. Der Identitätsbetrug ließ sich dadurch schnell erkennen.

Ein anderer Fall war weniger leicht einzuordnen. Eine Bewerbung wirkte zunächst seriös, doch bei der damals noch manuell durchgeführten Identitätsprüfung legte die vermeintliche Freelancerin einen offensichtlich gefälschten Personalausweis vor: Das Foto entsprach nicht den Anforderungen an biometrische Passfotos, Vor- und Nachname waren vertauscht und selbst der vorgedruckte Text enthielt Fehler. Bei einem weiteren Bewerber war als Wohnadresse die fiktive Adresse von Sherlock Holmes in London angegeben. Andere gefälschte Profile sind deutlich professioneller gestaltet und auf den ersten Blick kaum von echten Bewerbungen zu unterscheiden.

Doch was bezwecken die Betrüger? Ein mögliches Geschäftsmodell: Sie bewerben sich bei möglichst vielen Unternehmen, durchlaufen das Onboarding, ohne enttarnt zu werden und lassen sich in deren Datenbanken aufnehmen. Sobald sie Aufträge erhalten, liefern sie mithilfe grundlegender Tool-Kenntnisse und unerlaubt eingesetzter KI Übersetzungen, obwohl ihnen die nötigen Sprachkenntnisse oder Qualifikationen fehlen. Wird das erst nach Rechnungsstellung und Zahlung entdeckt – möglicherweise bei mehreren Unternehmen gleichzeitig –, kann sich der Betrug finanziell lohnen. Da linguistische Leistungen häufig remote und über Ländergrenzen hinweg erbracht werden, sind Ansprüche auf Schadenersatz zudem oft schwer durchzusetzen.

Für uns bei Gemino beginnt die Prüfung daher nicht erst bei Zeugnissen und Referenzen. Wir übersetzen in rund 50 Sprachen und arbeiten mit freiberuflichen Linguist:innen aus aller Welt, die in ihre Muttersprache übersetzen und in der Regel auch in dem Land leben, in dem diese gesprochen wird. Entsprechend vielfältig sind die Nachweise: etwa ein Universitätsabschluss aus Marokko, ein Zertifikat aus der Ukraine oder eine Fortbildungsbescheinigung aus Finnland. Solche Dokumente zu beurteilen, ist bereits anspruchsvoll – und setzt voraus, dass wir zunächst wissen, ob sie überhaupt zur richtigen Person gehören.

Deshalb nutzen wir vor der fachlichen Prüfung einen etablierten externen Anbieter zur teilautomatisierten Identitätsverifizierung und Betrugsprävention. Die sich bewerbende Person scannt einen Code mit dem Smartphone, fotografiert beide Seiten eines Ausweisdokuments und erstellt ein Selfie. Das Dokument wird auf Echtheit und Manipulation geprüft; außerdem werden das Selfie mit dem Ausweisfoto abgeglichen und per Liveness Detection Hinweise darauf untersucht, ob tatsächlich eine reale Person hinter der Aufnahme steht. Auffälligkeiten können so früh erkannt werden.

Auch bestehende Stammdaten müssen korrekt und aktuell bleiben, damit Zahlungen, Verträge, Kommunikationswege und personenbezogene Daten dem richtigen Geschäftspartner zugeordnet sind. Aus dem klassischen Vendor Recruitment wird damit in gewisser Weise eine Form von Due Diligence. Nicht jede Abweichung ist ein Betrugsversuch – aber jede relevante Auffälligkeit muss geprüft, eingeordnet und gegebenenfalls dokumentiert werden.

Compliance und Informationssicherheit: Anforderungen mit zunehmender Bedeutung

Mit dem Onboarding ist es nicht getan. Neben der fachlichen Eignung sind Datenschutz, Informationssicherheit, Vertragsanforderungen, Nachweispflichten und gegebenenfalls spezifische Vorgaben unserer Auftraggeber zu berücksichtigen.

Ein Beispiel sind Zahlungsdaten: Stimmt der Name der Kontoinhaberin mit dem Namen der registrierten Freelancerin überein? Wenn nicht, gibt es eine nachvollziehbare Erklärung – etwa ein Gemeinschafts- oder Geschäftskonto? Und ist es plausibel, wenn Firmensitz, Bankverbindung und Wohnort in drei unterschiedlichen Ländern liegen? Abweichungen müssen nicht problematisch sein, dürfen aber nicht ungeprüft bleiben.

Externe Linguist:innen erhalten bei ihrer Arbeit Zugang zu vertraulichen Informationen, beispielsweise zu noch unveröffentlichten Produktdaten oder personenbezogenen Daten. Deshalb ist nicht nur relevant, wer einen Auftrag bearbeitet, sondern auch, wie diese Person mit den Informationen umgeht.

Bei Gemino unterzeichnen neue Freelancer:innen vor Tätigkeitsbeginn eine Vertraulichkeitsvereinbarung und einen Rahmenvertrag. Darin werden grundlegende Pflichten zum Umgang mit Kundendaten und vertraulichen Informationen festgehalten. Im weiteren Verlauf muss auch die Einhaltung der Vorgaben im Blick bleiben – etwa das Verbot, eigenständig nicht freigegebene maschinelle Übersetzung oder andere nicht zugelassene Tools einzusetzen. Stellen unsere Kunden zusätzliche Anforderungen an ihre Lieferkette, müssen diese ebenfalls in Auswahl und Betreuung einfließen.

Nachhaltigkeit und Verantwortung in der Lieferkette

Auch ökologische, soziale und unternehmensethische Aspekte – zusammengefasst unter ESG (Environmental, Social, Governance) – gewinnen an Bedeutung. Bei Gemino haben wir dafür einen fortlaufenden Prozess etabliert: Linguist:innen, mit denen wir regelmäßig zusammenarbeiten, erhalten unsere ESG-Richtlinie und bestätigen deren Einhaltung mit ihrer Unterschrift. Einmal jährlich bitten wir sie außerdem um eine Selbstauskunft zu relevanten ESG-Themen.

So erfassen und dokumentieren wir entsprechende Informationen und machen sichtbar, wie wir ökologische, soziale und unternehmensethische Grundsätze in unserer Lieferkette berücksichtigen.

Dabei ist Augenmaß wichtig. Eine Freelancerin in einer abgelegenen Region mit eingeschränkter Strom- und Internetversorgung, die selbst für alltägliche Einkäufe auf ein geländegängiges Fahrzeug angewiesen ist, unterliegt anderen Voraussetzungen als jemand, der in einer Stadt lebt. Für uns zählt deshalb auch die grundsätzliche Haltung zu diesen Themen – nicht, ob jede einzelne Maßnahme für alle gleichermaßen umsetzbar ist.

KI verändert das Spielfeld – an allen Fronten

Kaum eine technologische Entwicklung hat unsere Branche in den vergangenen Jahren so stark beschäftigt wie künstliche Intelligenz. Maschinelle Übersetzung ist längst etabliert; generative KI erweitert die Möglichkeiten und verändert Übersetzungsprozesse zusätzlich. Post-Editing und weitere Formen der Zusammenarbeit zwischen Mensch und Maschine gehören zunehmend zum Arbeitsalltag.

Damit verändern sich auch die Anforderungen an freiberufliche Linguist:innen. Neben der Fähigkeit, hochwertige Übersetzungen zu erstellen, zählen zunehmend der sichere Umgang mit neuen Technologien, die Bereitschaft, nach definierten Vorgaben zu arbeiten, und ein verantwortungsvoller Einsatz von KI. Die sprachliche Kompetenz bleibt selbstverständlich zentral.

Das Partner Management muss die neuen Technologien und ihre Einsatzmöglichkeiten verstehen, Anforderungen verständlich kommunizieren und Partner:innen bei veränderten Arbeitsweisen unterstützen. Damit übernehmen wir zunehmend auch Aufgaben des Change Managements: Wir finden nicht nur geeignete Personen, sondern begleiten sie dabei, neue Prozesse umzusetzen.

Qualität, Zuverlässigkeit und gute Kommunikation – weiterhin unerlässlich

Bei allen Veränderungen bleiben fachliche Qualität und Zuverlässigkeit unverzichtbar. Projekte müssen häufig in kurzen Zeiträumen umgesetzt werden. Deshalb sind schnelle Reaktionszeiten, verbindliche Kommunikation und professionelles Verhalten in unerwarteten Situationen ebenso wichtig wie die sprachliche Leistung selbst.

Für das Partner Management zählt daher auch, wie die Zusammenarbeit im Alltag funktioniert: Werden Absprachen eingehalten? Wird frühzeitig kommuniziert, wenn ein Liefertermin gefährdet ist? Wie geht jemand mit Feedback oder Korrekturen um?

Fehler lassen sich nicht immer vermeiden, und unterschiedliche Perspektiven gehören dazu. Entscheidend ist, ob Linguist:innen Rückmeldungen annehmen, bei Unklarheiten nachfragen und gemeinsam nach Lösungen suchen. Wiederkehrende Kommunikationsprobleme können eine Zusammenarbeit dagegen erschweren – unabhängig von der fachlichen Qualität. Es geht also nicht darum, möglichst viele Kontakte zu sammeln, sondern zu wissen, auf wen man sich auch in schwierigen Situationen verlassen kann.

Zwischen steigenden Kosten und Preisdruck – das Partner Management im Spannungsfeld

Eine Entwicklung, die trotz anderer Veränderungen nicht außer Acht gelassen werden darf, betrifft die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen.

Auch Unternehmen im Bereich Content-Internationalisierung sind mit steigenden Betriebskosten konfrontiert.

Und sie stehen kundenseitig unter erheblichem Preisdruck. Auftraggeberunternehmen erwarten aufgrund der neuen technologischen Möglichkeiten günstigere, wettbewerbsfähige Angebote – speziell in wirtschaftlich global herausfordernden Zeiten.

Anderseits sind auch die meisten Freelancer:innen von steigenden Lebenshaltungskosten betroffen. In der Folge können die bisherigen Honorare langfristig nicht mehr auskömmlich sein und Preissteigerungen notwendig werden.

Das Partner Management befindet sich damit in einem Spannungsfeld zwischen unterschiedlichen Interessen.

Einerseits müssen wirtschaftliche Rahmenbedingungen und Kundenbudgets berücksichtigt werden. Andererseits ist eine langfristig funktionierende Zusammenarbeit mit qualifizierten Linguistinnen und Linguisten nur möglich, wenn auch deren wirtschaftliche Perspektive berücksichtigt wird.

Der Preis bleibt deshalb ein wichtiger Faktor, sollte aber nicht isoliert betrachtet werden.

Denn ein vermeintlich günstiger Linguist kann sich als teuer erweisen, wenn zusätzliche Aufwände für extensive Nachbearbeitungen und Feedback erforderlich werden.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Qualität, Lieferfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und langfristige Zusammenarbeit miteinander in Einklang zu bringen.

Vom Dienstleister zum Partner – was heute zählt

Fachliche Kompetenz, Preis, Zuverlässigkeit, Verfügbarkeit und Kommunikationsfähigkeit sind für Freelancer:innen weiterhin entscheidend. Hinzu kommen technologische Kompetenz, Datenschutzbewusstsein und die Fähigkeit, sich auf neue Prozesse einzustellen.

Wer diese Anforderungen erfüllt, ist für uns und sicher auch für andere Unternehmen im Bereich Content-Internationalisierung mehr als eine austauschbare Ressource. Gerade bei langjährigen Kundenbeziehungen schafft Kontinuität einen echten Mehrwert: Beide Seiten kennen die Abläufe und Erwartungen und können effizienter zusammenarbeiten.

Vertrauen entsteht jedoch nicht allein durch ein formelles Onboarding oder einen ausgefüllten Fragebogen. Es wächst durch transparente Prozesse, verlässliche Kommunikation und eingehaltene Vereinbarungen. Wenn Preise angepasst werden müssen, Kapazitäten fehlen, Qualitätsprobleme auftreten oder neue Anforderungen umgesetzt werden, ist ein offener Austausch oft wertvoller als ein starrer Prozess. Partner Management bedeutet deshalb auch, die Perspektive der Linguist:innen mit den Anforderungen des eigenen Unternehmens und unserer Kunden zusammenzubringen.

Partner Management als Schnittstelle – heute komplexer denn je

Partner Management war schon immer eine Schnittstellenfunktion. Besonders eng ist die Zusammenarbeit mit dem Projektmanagement: Welche Linguist:innen eignen sich für bestimmte Projekte? Wo gibt es besondere Expertise oder Engpässe? Wer benötigt noch Einarbeitung, und wo sind Alternativen erforderlich?

Auch die Zusammenarbeit mit dem Bereich Qualitätssicherung ist wichtig. Bei Gemino betrachten wir die Leistungen unserer Partner im Rahmen einer vierteljährlichen Lieferantenbewertung. So erkennen wir, wo Rückfragen, gezielte Unterstützung oder Verbesserungen sinnvoll sind. Hinzu kommen Abstimmungen mit der Geschäftsleitung sowie – je nach Unternehmen – mit Datenschutz, IT, Informationssicherheit, Finance oder Legal.

Neu ist also weniger die Existenz dieser Schnittstellen als vielmehr die Komplexität der Themen, die heute über sie hinweg koordiniert werden müssen.

Vom Freelancer-Pool zum belastbaren Netzwerk

Das Partner Management bei Gemino war schon immer mehr als die Suche nach neuen Übersetzer:innen. Heute müssen wir Risiken erkennen, Informationen prüfen, Compliance-Anforderungen berücksichtigen, technologische Entwicklungen verstehen, Verfügbarkeit sicherstellen und wirtschaftliche Interessen miteinander in Einklang bringen.

Die Größe eines Freelancer-Pools sagt dabei wenig über seine tatsächliche Stärke aus. Entscheidend ist, ob Gemino über ein Netzwerk qualifizierter, zuverlässiger und vertrauenswürdiger Partner:innen verfügt, die zu den eigenen Anforderungen und denen unserer Kunden passen. Ein solches Netzwerk entsteht durch sorgfältige Auswahl, kontinuierliche Betreuung, klare Prozesse und gute Beziehungen.

Das Partner Management ist damit längst keine rein administrative Funktion mehr, die im Hintergrund Ressourcen bereitstellt. Es trägt aktiv dazu bei, Qualität, Sicherheit, Lieferfähigkeit und Wirtschaftlichkeit des gesamten Content-Internationalisierungsprozesses abzusichern.

Für unsere Auftraggeber bleibt davon im Idealfall wenig sichtbar: Sie erhalten einwandfreie linguistische Leistungen in den gewünschten Sprachen, termingerecht und zu den vereinbarten Konditionen. Dass hinter diesem Ergebnis heute deutlich mehr Prüfungen, Abstimmungen und Entscheidungen stehen als noch vor einigen Jahren, ist eine der zentralen Herausforderungen des modernen Partner Managements.

von Christine Schwartz-Ebrahimi, Head of Partner Management