ACHTUNG, UPDATE!

Jede Aktualisierung eines Dokuments kann einen ganzen Rattenschwanz an Folgen nach sich ziehen und den Übersetzungsschritt zeit- und kostspielig machen. Doch die Risiken bei der multilingualen Übersetzung von aktualisierten Dokumenten lassen sich minimieren. Gemino weiß, wann Routinen beim Übersetzen von Updates machbar sind und wo die Grenzen der Skalierbarkeit liegen. Und vor allem wie sich kostspielige Überraschungen vermeiden lassen: Wer etwas Bestehendes verändert, der sollte sein „Objekt“ sehr gut kennen.

Was Übersetzen mit Renovieren zu tun hat

Stellen Sie sich vor, Sie planen einen Neubau. Dann haben Sie viele Freiheiten. Fast alles kann angepasst werden. Und wenn jeder sein Handwerk versteht, funktionieren die Abläufe. Das gilt auch für Neuübersetzungen. Übersetzungen von aktualisierten Dokumenten, deren Vorversion bereits übersetzt wurde, sind eher wie Altbausanierungen: Alles wirkt gut und solide – und trotzdem kann jedes Loch, das man bohrt, unangenehme Überraschungen zur Folge haben. Darum bohren die guten Handwerker nicht einfach irgendwo. Sie wissen, wie sie vorgehen. Wir bei Gemino auch: Wir passen die Prozesse an die Projektanforderungen an.

Dazu müssen wir wissen, welche Voraussetzungen für das jeweilige Update zutreffen: Im Idealfall ist bekannt, wo im Dokument etwas geändert wurde. Entscheidend ist auch, dass vorher Prioritäten definiert werden wie Kosten, Konsistenz, Qualität, Zeit. Auch die Art und Anzahl der Änderungen spielen eine Rolle, und wie die Rahmenbedingungen und Folgeabläufe aussehen (z. B. Freigaben). Das alles kann in jeder Zielsprache, bei jedem Dokument und bei jeder Änderung unterschiedlich sein. CAT-Tools sind da natürlich ein nützliches Werkzeug. Aber auch keine Garantie für einen effizienten Update-Workflow.

Welches ist der passende Workflow?

A) Der Idealfall:
Punktuelles Update der Übersetzung

Sie haben beim Ändern Ihres Dokuments genau dokumentiert, wo es welche Änderungen gibt. Und es sind nicht allzu viele. Dann kann eine punktuelle Übernahme der einzelnen Änderungen in die zielsprachlichen Vorversionen die optimale Lösung sein: Die neuen, aktualisierten zielsprachlichen Dokumente können so schnell und mit vergleichsweise geringen Kosten erstellt werden. Und: Die neuen und geänderten Textstellen befinden sich in der Übersetzungsdatenbank (TM) für zukünftige Verwendung.

Der Ablauf im Detail:

Die einzelnen neuen oder geänderten Textpassagen werden satzweise aus dem Dokument extrahiert und in einer gesonderten Datei mit Hilfe des CAT-Tools und eventuell bestehender TMs übersetzt. Anschließend werden alle geänderten/neuen Texte in die alten zielsprachlichen Übersetzungen übernommen.

Pro:

  • Keine Änderung der in der vorhergehenden Dokumentversion bestehenden Übersetzung – speziell bei Dokumenten mit aufwändigen Freigabeprozessen ein großer Vorteil
  • Bei geringem Änderungsumfang schneller und günstiger Ablauf

Contra:

  • Wenn die Änderungshistorie nicht lückenlos dokumentiert wurde, ergeben sich inhaltliche Abweichungen im zielsprachlichen Dokument.
  • Erhöhtes Fehlerrisiko durch rein manuelle Änderung
  • Keine Prüfung und Anpassung der früheren Übersetzung (z. B. hinsichtlich zwischenzeitlich geänderter Terminologie)

 

B) Der Normalfall:
Gesamt-Update der Übersetzung

Nicht immer lässt sich nachvollziehen, wo ein Dokument überall geändert wurde. Vielleicht, weil es mehrere Personen überarbeitet haben. Auch werden im Zuge einer inhaltlichen Aktualisierung häufig Layout und Grafiken angepasst. So kommen schnell eine Menge Änderungen zusammen, die nicht mehr durchgängig dokumentiert sind.

Sollen die zielsprachlichen Versionen des Dokuments dann mit der neuen ausgangssprachlichen Version „synchronisiert“ werden, so ist ein vollständiges Update-Projekt im CAT-Tool unter Umständen erforderlich und auch wirtschaftlich sinnvoll.

Wir unterscheiden hier zwei Fälle:

1. Die Dateien des Vorgängerprojektes sind verfügbar

Wenn das vorhergehende Projekt im selben CAT-Tool vorliegt, dann kann die neue Version unter Verwendung der bilingualen Datei(en) des Vorgängerprojektes vorübersetzt werden.
Der Vorteil hierbei: Die in der Vorgängerversion enthaltenen Übersetzungen werden 1:1 in die neue Version übernommen. Unerwünschte Änderungen der Textstellen, die im Vergleich zur Vorgängerversion identisch geblieben sind, können weitestgehend ausgeschlossen werden. Neuer/geänderter Text wird wie gewohnt im CAT-Tool übersetzt.

2. Die Dateien des Vorgängerprojektes sind NICHT verfügbar

Auch dann kann das Dokument in das CAT-Tool importiert und mit Hilfe der bestehenden TMs übersetzt werden. Die Treffer von bereits übersetzten Segmenten sind dann nicht unbedingt dokumentspezifisch, sondern kommen aus dem gesamten Textbestand des TMs. Dann wird die neu übersetzte Version anders als die vorige. Aber vielleicht sogar besser.

Pro:

  • Das gesamte Dokument wird als Ganzes überarbeitet/aktualisiert.
  • Neue/geänderte Textpassagen werden im Kontext betrachtet.
  • Fehler in der Vorgängerübersetzung können gefunden und behoben werden.

Contra:

  • Höherer Zeit- und Kostenaufwand im Vergleich zum punktuellen Update
  • Textstellen, die im Vergleich zur Vorgängerversion identisch geblieben sind, werden ggf. unnötig verändert


 

Weitere Aspekte, die bei Update-Projekten beachtet werden müssen

Layout: Möglicherweise wurde das Layout geändert. Auch das muss in allen Sprachen „nachgezogen“ werden. Je nach Art und Umfang der Layoutänderungen sowie der Ziele des Kunden spricht dies dann für ein punktuelles oder für ein Gesamt-Update.

Anzahl der Änderungen: Die Anzahl der Änderungen spielt eine wesentliche Rolle. Gerade wenn es darum geht, bei regelmäßig auftretenden Update-Projekten die Wahl des bestmöglichen Workflows über Regeln abzubilden.
Eine solche Regel könnte wie folgt aussehen: Workflow-Variante A bei weniger als 10 Änderungen – Variante B bei mehr als 10 Änderungen.

CMS: Content-Management-Systeme sind darauf ausgelegt, Inhalte effizient zu verwalten. Bei Updates gibt das System also standardmäßig nur neue bzw. geänderte Texte aus. Das hilft, Übersetzungskosten zu reduzieren. Aber: Manche Änderungen (z. B. Änderungen an der Terminologie) machen Änderungen am gesamten Dokument – also auch am Bestandstext – erforderlich. Hier müssen dann alternative Wege gefunden werden, um diese Änderungen im gesamten neuen Dokument umzusetzen.

Qualität: Die Qualität eines Updates entspricht der einer Neuübersetzung: ein korrekt übersetztes, eigenständiges Dokument, das in sich schlüssig ist und seinem Zweck gerecht wird. Um das zu gewährleisten, müssen alle Textteile eines Dokumentes geprüft werden, auch unveränderte. Denn möglicherweise hat eine einzelne Änderung Auswirkungen auf das gesamte Dokument. Oder es wurde zwischenzeitlich Terminologie geändert. Ohne komplette Prüfung besteht immer ein Risiko, dass die neue Version des Dokuments uneinheitlich bzw. nicht vollständig aktuell ist.

Entscheidend für den optimalen Workflow:
Die Priorisierung der Ziele

Um CAT-Systeme effizient in Übersetzungsprozesse einzubinden, muss ein Schwerpunkt gesetzt werden. Am besten das Ziel, das mit dem jeweiligen Update erreicht werden soll. Ziele können entweder allgemein, nach Dokumenttypen oder individuell von Fall zu Fall festgelegt werden. Die Priorisierung durch Sie, den Kunden, bestimmt dann den optimalen Workflow. Was ist Ihnen bei Ihrem Update am wichtigsten?

  • Die gesicherte Konsistenz zwischen den Versionen?
  • Die bestmögliche Qualität (komplette Prüfung und Überarbeitung des Dokuments)?
  • Die Minimierung der Übersetzungskosten und Projektlaufzeiten?
  • Die vollständige Kontrolle, d. h. Rückverfolgbarkeit und Dokumentation von Änderungen oder Minimierung des Freigabeaufwands (z. B. Länderreview)?

Oder anders gesagt:
Effizienz ist Ansichtssache. Sie sagen uns, was Ihnen am wichtigsten ist.

Fazit:
Auch beim „Renovieren“ von Dokumenten gilt: Gute Planung ist alles. Wir bei Gemino versuchen dabei die Risiken und Chancen für jedes Update-Projekt individuell einzuschätzen. Dann entscheiden wir uns basierend auf Ihren Vorgaben für einen Workflow. Das gewährleistet das beste Ergebnis für die jeweilige Verwendung. Insoweit verstehen wir uns schon als Architekten und Handwerker für multilinguale Updates.