Einkauf von Übersetzungen: Bitte zentral

Wenn es keinen zentralen Einkauf von Übersetzungsleistungen im Unternehmen gibt, entstehen dem Unternehmen Mehrkosten. Außerdem leiden Qualität und Konsistenz.

Ein Beispiel

Die Marketingabteilung eines Unternehmens beauftragt die englische Übersetzung einer Broschüre bei Gemino. Die Marketingabteilung weiß jedoch nicht, dass die Kollegen der Tochtergesellschaft bereits eine ähnliche Marketingbroschüre bei einem anderen Sprachdienstleister zur Übersetzung ins Englische beauftragt haben. Infolgedessen arbeiten zwei Dienstleister an zwei sehr ähnlichen Texten. Wo ist das Problem? Professionelle Übersetzungen werden mithilfe von Translation Memory-Systemen (TMs) und Terminologiedatenbanken erstellt. TMs unterstützen die Fachübersetzer und Lektoren, indem sie Übersetzungen satzweise speichern und diese während der Übersetzung bei identischen oder ähnlichen Textstellen zur Wiederverwendung aufrufen. Terminologiedatenbanken beinhalten Übersetzungen von firmenspezifischen Fachbegriffen und rufen diese ebenfalls automatisch auf, wenn sie im Text vorkommen. Damit ermöglichen diese Technologien ein konsistentes und effizientes Übersetzen.

Wiederverwendung bedeutet Kosten sparen

In unserem Beispiel übersetzen zwei Sprachdienstleister zwei ähnliche Texte in dieselbe Sprache. Statt eines zentralen TMs, in dem alle Übersetzungen gespeichert sind, greifen die Dienstleister auf zwei unterschiedliche TMs zu. Damit kann nicht das volle Potenzial an Wiederverwendung von Übersetzungen ausgeschöpft werden, denn jeder Sprachdienstleister greift nur auf die Inhalte zurück, die er übersetzt hat. Je mehr wiederverwendet werden kann und je größer die Translation Memorys für die einzelnen Sprachkombinationen sind, desto preisgünstiger werden die Übersetzungen. Und je mehr bereits im Translation Memory vorhanden ist, desto schneller – und damit effizienter – kann übersetzt werden.

Inkonsistenz: Oft eine Folge dezentraler Übersetzungsvergabe

Wenn Übersetzungen dezentral vergeben werden, ist eine weitere unerwünschte Folge die Inkonsistenz der Übersetzungen. Denn die beiden Sprachdienstleister können sich nicht absprechen, wie z. B. bestimmte Bauteile benannt werden sollen (Fachterminologie) oder Texte stilistisch gehandhabt werden sollen. In unserem Beispielszenario baut jeder Sprachdienstleister eigene Terminologiedatenbanken auf und jeder bringt seine stilistische Handschrift in die Marketingtexte ein. Die Übersetzungen werden untereinander inkonsistent.

Strategische Vergabe an Sprachdienstleister

Das bedeutet nicht unbedingt, dass Unternehmen nur einen einzigen Sprachdienstleister einsetzen sollten. Es ist jedoch sinnvoll, die Anzahl der Sprachdienstleister überschaubar zu halten und strategische Entscheidungen bei der Vergabe zu treffen. Dazu gehört beispielsweise die Vergabe von bestimmten Sprachkombinationen an ein und denselben Sprachdienstleister. Dabei sollte im Unternehmen bekannt sein, welche Sprachdienstleister für welche Sprachkombinationen eingesetzt werden. Und somit auch, welche Translation Memorys und Terminologiedatenbanken dort vorliegen. Und falls einmal unternehmensintern übersetzt werden soll oder ein Wechsel zu einem anderen Dienstleister erwogen wird, können Translation Memorys und Terminologiedatenbanken von den Sprachdienstleistern angefordert werden.

Das beste Preis-Leistungs-Verhältnis durch zentrale Ausschreibungen

Ausschreibungen können dabei helfen, den Sprachdienstleister mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Auch für Sprachdienstleister sind Ausschreibungen interessanter als eine Ad-hoc-Zusammenarbeit, denn Ausschreibungen bedeuten Planbarkeit. Bei einer langfristig angelegten Zusammenarbeit können sich die Fachübersetzer mit den zu übersetzenden Inhalten vertraut machen. Was sich positiv auf Schnelligkeit und Qualität auswirkt.

Dabei sollten die Intervalle für Ausschreibungen nicht zu kurz gewählt werden. Eine Zeitdauer von mindestens drei Jahren hat sich angesichts des in der Regel aufwändigen Onboarding-Prozesses bewährt. Ist man äußerst zufrieden mit der aktuellen Lösung, lassen sich auch längere Intervalle umsetzen.

Ausschreibungen bieten auch die Möglichkeit für Sprachdienstleister und Unternehmen, sich auf die erforderlichen Prozesse und Leistungen zu verständigen und diese in einen Rahmenvertrag einfließen zu lassen. In einem Rahmenvertrag werden Leistungs- und Prozessbeschreibungen (z. B. nach ISO 17100) festgehalten. Diese führen zu einheitlicher, messbarer und gleichbleibender Qualität der Übersetzungen.

Unser Fazit

Durch den zentralen Einkauf von Übersetzungen entsteht eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Sprachdienstleister: Unternehmen sichern sich neben sprachlicher Qualität das beste Preis-Leistungs-Verhältnis mit den Dienstleistern, die am besten zu ihren Anforderungen passen. Und die Sprachdienstleister können optimale Qualität und Konsistenz gewährleisten.

Auf einen Blick: Die Vorteile des zentralen Einkaufs von Übersetzungen

• Höhere Qualität und Wiederverwendbarkeit durch zentrale Translation Memorys und kontinuierliche Zusammenarbeit
• Reduktion des Verwaltungsaufwands durch Reduzierung der Dienstleister auf eine strategisch sinnvolle Anzahl
• Zentrale Preisverhandlungen und bessere Vergleichsmöglichkeiten durch Ausschreibungen
• Einheitliche Qualitäts- und Leistungsstandards durch vertraglich festgehaltene Leistungs- und Prozessbeschreibungen (z. B. nach ISO 17100)