Länder-Reviews effizient gestalten – so geht’s

Für unsere Auftraggeber:innen ist die Prüfung und Freigabe übersetzter produktbegleitender Inhalte in den verschiedenen Ländern schon aus regulatorischen Gründen oft unumgänglich.

Leider muss diese Aufgabe häufig von Fachexpert:innen zusätzlich zu anderen Aufgaben übernommen werden und ist fast immer zeitaufwändig und zeitkritisch. Das wissen wir aus Erfahrung.

Daher möchten wir in diesem Beitrag auf die wichtigste Frage unserer Auftraggeber:innen zum Thema Länder-Reviews eingehen:

Wie können wir gemeinsam Freigabeprozesse von Übersetzungen so effizient wie möglich gestalten?

Die wichtigste Empfehlung ist, gut durchdachte, individuelle Workflows für die Länder-Reviews zu entwickeln. Dabei werden konkrete Rollen, Zielsetzungen und Abläufe definiert, um unnötigen Arbeitsaufwand sowie Unklarheiten und Fehler zu vermeiden.

Klare Aufgabenverteilung und klare Anweisungen

….bei Gemino

Die Aufgabe der Fachübersetzer:innen und Linguist:innen bei Gemino ist es, eine korrekte Übersetzung zu liefern, deren Aussage identisch mit der des Ausgangstextes ist. Dafür benötigen die Übersetzer:innen möglichst schon vor der Erstübersetzung eine klar definierte Auftragsbeschreibung, Informationen zur gewünschten Terminologie sowie konkrete Anweisungen zur Übersetzung z. B. in punkto Stil.

….bei unseren Auftraggeber:innen

Die Reviewer:innen auf Seite des Auftraggeber-Unternehmens sind Fachexpert:innen für die  Produkte und sie kennen die Besonderheiten des jeweiligen Zielmarktes. Daher wissen sie am besten, wie die spezifische Terminologie und der Stil der Kommunikation sein soll. Sie liefern fachlich relevanten und spezifischen Input. In der Regel sind sie aber kein/e Linguist:innen. Die Reviews führen sie nur als Nebenaufgabe aus. Unter Umständen verstehen sie auch nicht die Sprache, in der die Ausgangsdokumente erstellt wurden.
Daher benötigen sie für einen effizienten Review ebenfalls klare, einfache Vorgaben, was zu prüfen und wie zu ändern oder zu kommentieren ist.

Dafür empfehlen wir unseren Leitfaden für Länder-Reviews in englischer Sprache, in dem zum Beispiel steht, auf welche Art und Weise die Kommentare in einem PDF-Dokument erfolgen sollen oder welche Änderungen nicht sinnvoll sind und warum.

Wertvolles Feedback bestmöglich nutzen

Die Änderungswünsche und Korrekturen unserer Auftraggeber:innen aus den Länder-Reviews erhalten wir je nach vereinbartem Workflow über ein Online-Tool oder in Dateiform. Oft werden nach wie vor kommentierte PDF-Dateien genutzt, die die Übersetzungen im Layout mit Grafiken zeigen und eine strukturierte und nachverfolgbare Kommentierung ermöglichen.

Wir bei Gemino werten das Feedback anschließend aus. Wir überprüfen die Änderungen, kategorisieren sie und übertragen sie schließlich in die finalen Dateien sowie in das Translation Memory. Nach letzten Anpassungen des Layouts können die finalen übersetzten Inhalte dann veröffentlicht werden.

Generell ist uns wichtig, die Änderungen nicht nur für unsere kontinuierliche Verbesserung qualitativ auszuwerten, sondern im Sinne der Transparenz stets auch unseren Auftraggeber:innen einen (statistischen) Bericht zukommen zu lassen. Darin unterscheiden wir zum Beispiel zwischen sinnvollen Verbesserungen oder Korrekturen und präferenziellen Änderungen. Denn nicht jede berechtigte Änderung sollte als Mangel an der Übersetzung gesehen werden. Und nicht jede präferenzielle Änderung ist im Hinblick auf Budgets und Projektlaufzeiten wünschenswert.

Folgt man diesen Leitlinien, sollte aus dem Übersetzungsprozess stets ein Dokument entstehen, das die gewünschte kommunikative Zielsetzung optimal unterstützt und dabei auch so effizient wie möglich produziert wurde.

Fazit

Im besten Fall ermöglichen Länder-Reviews nicht nur die punktuelle Freigabe einzelner Dokumente, sondern sie generieren zudem projektübergreifendes Feedback, aus dem sich allgemein Regeln ableiten lassen. Diese können dabei helfen, den Änderungsumfang bei kommenden Länder-Reviews immer weiter zu reduzieren.