Warum Unternehmen Sprachdienstleistungen zentral einkaufen sollten

Viele Unternehmen vergeben Übersetzungen noch dezentral: Jede Abteilung bestellt bei einem Dienstleister ihrer Wahl. Was flexibel wirkt, verursacht in der Praxis unnötige Kosten, Qualitätsprobleme, Datenschutzrisiken und inkonsistente Terminologie. Ein zentral gesteuerter Einkauf schafft Abhilfe – und bringt deutliche Vorteile.

Ein Beispiel aus der Praxis

Die Marketingabteilung lässt eine englische Broschüre übersetzen. Gleichzeitig beauftragt die Tochtergesellschaft – ohne Abstimmung – einen anderen Anbieter mit einer ähnlichen Übersetzung. Ergebnis: Zwei Dienstleister übersetzen nahezu identische Texte unabhängig voneinander – mit unterschiedlichen Systemen und Ressourcen.

Warum ist das problematisch?

Moderne Übersetzungsprozesse kombinieren Translation Memories (TMs), Terminologiedatenbanken und zunehmend KI-gestützte Tools.

• TMs speichern Übersetzungen und schlagen diese automatisch vor.
• Terminologiedatenbanken sichern einheitliche Fachbegriffe.
• KI kann Übersetzungen und Prozesse beschleunigen und Kosten reduzieren.

Diese Technologien entfalten ihr volles Potenzial jedoch nur bei zentraler Koordination und Datenhaltung. Werden mehrere Dienstleister parallel eingesetzt, bleiben Wiederverwendung und Lerneffekte ungenutzt – insbesondere dann, wenn jedes System für sich „trainiert“ wird.

Wiederverwendung spart Kosten – auch bei KI

Führen mehrere Dienstleister getrennte TMs, Terminologie und KI-Systeme,

• werden identische Textpassagen mehrfach bezahlt,
• kommen unterschiedliche KI-Systeme unterschiedlicher Qualität zum Einsatz,
• dauern Prozesse länger.

Ein zentral aufgesetztes und fortlaufend optimiertes KI-System verbessert die Qualität fortlaufend – einmalig und für alle Abteilungen nutzbar. Das reduziert Übersetzungsaufwand und sorgt für konsistente Ergebnisse.

Inkonsistenzen und Datenschutzrisiken

Ohne zentrale Steuerung entstehen Stil- und Terminologiebrüche: unterschiedliche Bezeichnungen, Schreibweisen und Botschaften. Zusätzlich erhöht eine Vielzahl von Systemen das Datenschutzrisiko, weil sensible Dokumente an verschiedene Stellen übermittelt und in verschiedenen Plattformen gespeichert werden. Zentralisierung schafft klare Verantwortlichkeiten, einheitliche Sicherheitsstandards und kontrollierbare Zugriffsrechte.

Strategisches Lieferantenmanagement

Sinnvoll ist eine überschaubare Anzahl strategisch ausgewählter Partner sowie Transparenz darüber, wer welche TMs, Terminologie und KI-Systeme nutzt bzw. pflegt. TMs, Terminologie und Trainingsdaten müssen jederzeit anforderbar sein.

Ausschreibungen und Rahmenverträge

Ausschreibungen helfen, passende Dienstleister zu identifizieren – nicht nur hinsichtlich Preis und Qualität, sondern auch bezüglich Technologie, KI-Kompetenz und Datenschutz. Rahmenverträge sichern Standards (z. B. nach ISO 17100 oder ISO 13485) und sorgen für langfristige Optimierung.

Fazit: Zentral bündeln – effizienter arbeiten

Die zentrale Organisation und der zentrale Einkauf von Übersetzungen schaffen eine Win-win-Situation: Unternehmen profitieren von konsistenter, qualitativ hochwertiger Kommunikation, effizienteren Prozessen, besseren Wiederverwendungsraten und klaren Datenschutzstrukturen. Sprachdienstleister wiederum können langfristig planen, sich tief in die Produktwelt einarbeiten und Qualität sowie Prozesse kontinuierlich verbessern.