Word, Excel & Co: Das richtige Dateiformat für die Übersetzung

Übersetzungen werden in ganz verschiedenen Kontexten benötigt. Von Vertragsdokumenten über Software-Benutzeroberflächen bis hin zu Websites oder Broschüren. Und je nachdem liegen die Ausgangstexte auch in ganz verschiedenen Dateiformaten vor.

Welche Dateiformate eignen sich gut, welche weniger gut für eine Übersetzung?

Für einen effizienten Übersetzungsprozess ist es zunächst wichtig, ein editierbares („offenes“) Dateiformat zu nutzen, denn nur dieses ermöglicht eine direkte Bearbeitung im Translation Memory Tool und verhindert, dass Zeit mit Dateiumwandlungen verbracht wird und damit zusätzlicher Aufwand anfällt.

Die Übersetzung von Word- oder Textdateien verursacht meist wenig Probleme. Auch XML lässt sich recht einfach übersetzen, da es ein Dateiformat ist, das die Form vom Inhalt trennt und einer klar definierten Syntax folgt. Andere Dateiarten machen möglicherweise umfangreichere Vorarbeiten nötig.

Grundsätzlich gilt: Die Originalformate bzw. Exporte aus der jeweiligen Anwendung, in der der Ausgangstext erstellt wurde, sind am besten geeignet. Denn beim Übersetzen im Translation Memory Tool kann der Originaltext mit der Übersetzung überschrieben werden und somit bleibt die Formatierung erhalten. Damit werden Zeit und Kosten gespart und das übersetzte Dokument entspricht 1:1 dem Ausgangsdokument.

Mit uns über sinnvolle Dateiformate reden

Ein Auftraggeber wollte uns Arbeit abnehmen, indem er den gesamten Text seiner Website in eine Word-Datei kopiert hatte. Das war jedoch gar nicht nötig, da man im Content Management System des Auftraggebers (so wie in vielen aktuellen Content Management Systemen) die zu übersetzenden Inhalte ganz einfach per Mausklick in ein bearbeitbares Format (z. B. xml) exportieren und die Übersetzung danach wieder importieren kann.

In einem anderen Fall wurde der Text der Benutzeroberfläche einer Software für die Übersetzung händisch in Excel übertragen. Viele Software-Resource-Formate können jedoch problemlos unter Verwendung entsprechend konfigurierter Filter in Translation Memory Tools importiert und dort bearbeitet werden, beispielsweise resx, java properties, json. Es besteht also meist keine Notwendigkeit, Inhalte aus Softwaredateien in Word oder Excel zu kopieren.

Diese Beispiele aus unser Erfahrung zeigen, dass es sinnvoll ist, sich vorab über geeignete Dateiformate für die Übergabe abzustimmen.

Diese Dateiformate verursachen Aufwand

Alle nicht-editierbaren Dateiformate machen Arbeiten vor der eigentlichen Übersetzung notwendig. Sie müssen in ein editierbares Format umgewandelt werden und gegebenenfalls nachbearbeitet werden, da bei der Umwandlung Informationen verlorengehen können. Beispielsweise ist ein gescanntes Dokument mit Text keine direkt bearbeitbare Textdatei, sondern erst einmal ein nicht-editierbares Bild. Aus diesem muss der Text z. B. nach Word oder Excel extrahiert werden, damit er mit einem Translation Memory Tool übersetzt werden kann.

Das wahrscheinlich häufigste nicht-editierbare Dateiformat heißt PDF (Abkürzung für Portable Document Format). PDFs können nicht direkt bearbeitet werden. Das Extrahieren des Textes aus einem PDF-Dokument erfordert manchmal einigen Aufwand, je nachdem, wie die Datei erstellt wurde und was die Ausgangsdatei war. Für die Umwandlung von PDFs in übersetzbare Textdateien kommt verschiedene Software zum Einsatz. Jedoch müssen Formatierungen wie Überschriftenformate, Aufzählungen und Querverweise bis hin zum vollständigen Layout im Nachhinein händisch wiederhergestellt bzw. erstellt werden.

Wir raten unseren Auftraggebern daher immer, uns nach Möglichkeit die Ausgangsdatei und nicht die PDF-Version zur Verfügung zu stellen.

Auch Bilder können Text enthalten

In Broschüren, Anleitungen oder Handbüchern befinden sich oft Bilder und diese können Text enthalten. Der Text ist dann oft Teil des Bildes, muss aber auch übersetzt werden. Hier ist es ratsam, die „offenen“ Bildausgangsdateien (z. B. im Photoshop- oder Illustrator-Format) für die Übersetzung nutzen zu können.

Unser Fazit

Vermeiden Sie PDFs und eingescannte Dokumente und senden Sie uns, wenn möglich, die Originaldateien zur Übersetzung.

Sprechen Sie mit uns, bevor Sie Inhalte aus Dateien in Excel oder Word kopieren. Gegebenenfalls kann das Originalformat wesentlich effizienter übersetzt werden und zeitintensives Hin- und Herkopieren kann entfallen.