Für Unternehmen: Die optimale Strategie bei der Übersetzungsvergabe

In einem früheren Fachartikel haben wir beleuchtet, wie Unternehmen ihren Übersetzungsbedarf mit internen und freiberuflichen Übersetzern oder Übersetzungsdienstleistern decken.

In diesem Artikel geht es um die Alternativmodelle zentraler und dezentraler Übersetzungsvergabe und warum sich Unternehmen für einen oder mehrere Übersetzungsdienstleister entscheiden.

Das Übersetzungsmanagement als zentrale Anlaufstelle

Eine Abteilung steuert die zentrale Übersetzungsvergabe unternehmensweit. Die Abteilung „Übersetzungsmanagement“, oder auch „Sprachendienst“ genannt, wählt (i. d. R. zusammen mit dem Einkauf) Dienstleister aus, trifft Rahmenvereinbarungen mit diesen und vergibt alle anfallenden Übersetzungen. Ein zentrales Übersetzungsmanagement hat den Vorteil, dass alle Übersetzungswünsche dort eingehen und die jeweiligen Fachabteilungen sich mit dem Thema nicht befassen müssen. Zu den Aufgaben des Übersetzungsmanagements im Unternehmen gehören:

• Administration der Translation Memorys und Terminologiedatenbanken,
• Definition und Umsetzung optimaler Übersetzungs- und Terminologieprozesse,
• Auswahl eines Übersetzungstools,
• Sichten und ggf. Aufbereiten der Übersetzungsaufträge,
• Beziehungspflege und Austausch mit den Übersetzungspartnern.

Ein zentrales Übersetzungsmanagement lohnt sich erst ab einem gewissen kontinuierlichen unternehmensweiten Übersetzungsumfang.

Unternehmen ohne Übersetzungsmanagement

In Unternehmen ohne Übersetzungsmanagement kann der Einkauf die Aufträge aus den Fachabteilungen zentral vergeben – oder die Ansprechpartner in den Fachabteilungen vergeben diese selbst. Oft wird das als mühsam empfunden, da die Kollegen in den Fachabteilungen und im Einkauf selten mit Übersetzungsprozessen vertraut sind. Dadurch können wichtige Informationen oder Vorgaben auf der Strecke bleiben. Ein anderes Thema ist der Informationsaustausch. Es kann vorkommen, dass die eine Fachabteilung ein Dokument an Übersetzungsdienstleister A vergibt und die andere Fachabteilung ein sprachlich sehr ähnliches Dokument an Übersetzungsdienstleister B. Das Ergebnis: zwei terminologisch und stilistisch (vielleicht auch qualitativ) unterschiedliche Übersetzungen zweier sprachlich homogener Texte.

Unternehmen ohne Übersetzungsmanagement: Ein Sprachdienstleister

Für Unternehmen ohne Übersetzungsmanagement-Abteilung kann es deshalb sinnvoll sein, mit nur einem Partner zu arbeiten. Denn wenn im Unternehmen viele Personen aus verschiedenen Abteilungen Übersetzungen beauftragen, kann ein einzelner Übersetzungsdienstleister die Aufträge besser bündeln, Querverbindungen herstellen, Synergien erkennen und die zentralen Terminologiedatenbanken und Translation Memorys pflegen. Wichtig ist, dass der Dienstleister den Auftraggeber auf mögliche Synergien hinweist. Er kann auch die Gesamt-Übersetzungskosten für das Unternehmen verwalten.

Unternehmen mit Übersetzungsmanagement: Ein oder mehrere Sprachdienstleister

Unternehmen mit Übersetzungsmanagement können sich für mehrere oder auch nur für einen Übersetzungspartner entscheiden. Die Argumente für einen einzigen Partner werden naturgemäß häufig von den Sprachdienstleistern selbst ins Feld geführt:

• ein einziger externer Ansprechpartner für alles,
• standardisierte Prozesse und einheitliche Qualität,
• Overhead-Kosten fallen nur einmal an,
• zentrale Pflege von Translation Memorys und Terminologiedatenbanken für alle Sprachen,
• feste Übersetzerteams für alle Sprachen,
• Kosteneffizienz durch Mengenrabatt,
• einfache Budgetkontrolle durch eine Rechnungsstelle.

Viele dieser Argumente haben ihre Berechtigung. Es ist wenig sinnvoll, eine Übersetzung für die Sprachkombination Deutsch nach Englisch bei mehreren Dienstleistern anzufragen und sich je nach Angebot in einem Fall für den einen und im anderen Fall für den anderen zu entscheiden. Das führt zu schwankender Übersetzungsqualität, abweichender Terminologie und auf lange Sicht sinkt die Wiederverwendbarkeit aus dem Translation Memory.

Allerdings gibt es auch Gründe für eine Zusammenarbeit mit mehreren Partnern:

• Risikominimierung bei Ausfall oder Kapazitätsengpässen eines Partners,
• bessere Skalierungsmöglichkeiten,
• Aufteilung der Partner nach Zielsprachen,
• Einbeziehung bevorzugter Sprachdienstleister der jeweiligen Ländergesellschaften,
• Nutzung verschiedener Expertise-Schwerpunkte der Partner.

Mehrere Sprachdienstleister zu haben kann also auch eine sinnvolle Alternative sein. Es kommt auf die Situation im Unternehmen an: auf die Größe und Diversifizierung, den Übersetzungsumfang, die Anzahl der Zielsprachen, die Integration der Ländergesellschaften, das Übersetzungstool, die Kapazitäten des aktuellen Partners usw.

Die Anzahl der Partner sollte jedoch überschaubar bleiben und die Zusammenarbeit mit diesen sollte langfristig angelegt werden. Die Aufteilung der Übersetzungen unter den Partnern sollte einer klaren Strategie folgen, um Inkonsistenzen und Mehrkosten zu vermeiden.

Unsere Faustregel

Unternehmen mit Übersetzungsmanagement: Ein oder mehrere Übersetzungspartner.

Unternehmen ohne Übersetzungsmanagement: Möglichst nur ein Übersetzungspartner.

Egal, ob ein oder mehrere Sprachpartner: eine Grundvoraussetzung für Erfolg ist die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem oder den Sprachdienstleistern, die transparent, offen und beweglich auf die jeweiligen Anforderungen in Ihrem Unternehmen reagieren sollten.